Achtergrond

Een infrastructuurbedrijf, gespecialiseerd in grootschalige bouw- en onderhoudsprojecten, stond voor de uitdaging om hun facturatieproces te moderniseren. Het bedrijf had te maken met een verouderd en inefficiënt facturatiesysteem dat niet was geïntegreerd met hun interne beheersoftware, wat leidde tot vertragingen en verhoogde risico’s op fouten. 

Doelstelling

Het doel was om een geavanceerd facturatiesysteem te ontwikkelen dat geïntegreerd zou worden met de bestaande interne beheersoftware van het infrastructuurbedrijf. De sleuteldoelstellingen omvatten:

1. Verhogen van de efficiëntie in het facturatieproces.
2. Verminderen van het risico op fouten in facturatie.
3. Verbeteren van de klanttevredenheid door een sneller en nauwkeuriger facturatieproces.
4. Realiseren van real-time financiële rapportage en verbeterde analyse.

Oplossing

Wij hebben een geavanceerd en volledig geïntegreerd facturatiesysteem voor het infrastructuurbedrijf ontwikkeld, met de volgende gedetailleerde kenmerken:

1. Geautomatiseerde factuurcreatie: Het systeem automatiseert het genereren van facturen op basis van afgeronde projecten of mijlpalen, waarbij het rekening houdt met verschillende factureringsschema’s en contractvoorwaarden.

2. Dynamische integratie met interne beheersoftware: De software werd zodanig ontworpen dat deze real-time informatie uitwisselt met de projectbeheermodules, voorraadbeheer en klantendatabases. Dit zorgt voor een accurate facturatie gebaseerd op de meest recente gegevens.

3. Gebruiksvriendelijk interface met aanpasbare dashboards: De interface biedt aanpasbare dashboards voor verschillende gebruikersrollen, zoals financiële medewerkers, projectmanagers en leidinggevenden, met relevante gegevens en analytics.

4. Geavanceerde rapportage en analyse tools: Het systeem bevat tools voor het genereren van uitgebreide financiële rapporten, inclusief inkomstenanalyses, openstaande posten, en cashflowprognoses, die cruciaal zijn voor strategische besluitvorming.

5. Compliance en beveiliging: Het systeem voldoet aan alle relevante financiële en gegevensbeschermingsregelgevingen, en bevat robuuste beveiligingsmechanismen om gegevensintegriteit en -veiligheid te waarborgen.

Implementatie

De implementatie van het nieuwe facturatiesysteem verliep in de volgende gedetailleerde fasen:

1. Voorbereidende analyse en planning: Een diepgaande analysefase waarbij Codelogix samenwerkte met sleutelpersoneel van het infrastructuurbedrijf om de specifieke uitdagingen en vereisten te begrijpen. Deze fase omvatte ook het plannen van het project en het vaststellen van mijlpalen.

2. Ontwikkeling en integratie: Gedurende deze fase werkte het ontwikkelingsteam van Codelogix aan het bouwen van het facturatiesysteem met specifieke aandacht voor de integratie met bestaande systemen. Regelmatige feedbacksessies werden gehouden om ervoor te zorgen dat de software voldeed aan de verwachtingen.

3. Uitgebreid testen (Test-Driven Development TDD): Voor de uitrol werd het systeem onderworpen aan uitgebreide tests, waaronder gebruikerstests, prestatietests en veiligheidstests, om te verzekeren dat het systeem betrouwbaar en efficiënt werkt onder verschillende omstandigheden.

4. Training en Implementatie: Een uitgebreid trainingsprogramma werd opgezet voor de medewerkers van het infrastructuurbedrijf, zodat zij efficiënt konden omgaan met het nieuwe systeem. Na de training werd het systeem volledig geïmplementeerd en in gebruik genomen.

5. Nazorg en Ondersteuning: Na implementatie bleef Codelogix ondersteuning bieden om eventuele problemen snel op te lossen en te zorgen voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem. Dit omvatte ook het verstrekken van updates en onderhoud als onderdeel van de langdurige samenwerking.

Resultaten

1. Verbeterde Efficiëntie in Facturatieproces:

   • De tijd nodig voor het genereren en verwerken van facturen werd met 45% verminderd door automatisering en integratie.
   • De gemiddelde doorlooptijd van factuur goedkeuring en betalingsverwerking werd verkort van 30 dagen naar 18 dagen.
   • Een afname van 50% in manuren besteed aan facturatie-gerelateerde taken, wat leidde tot een betere toewijzing van personeelsmiddelen.
     
     

2. Aanzienlijke Vermindering van Fouten in Facturatie:

   • De foutmarge in facturatie daalde met 70% dankzij de nauwkeurigheid van geautomatiseerde gegevensinvoer en validatieprocessen.
   • Minder klachten van klanten gerelateerd aan facturatie, van gemiddeld 20 per maand naar 6 per maand.
     
     

3. Toegenomen Klanttevredenheid:

   • Een meetbare toename van 35% in klanttevredenheid door snellere en nauwkeurigere facturatie.
   • Positieve feedback van klanten op de verbeterde transparantie en consistentie in facturering.
     
     

4. Verbeterde Financiële Inzichten en Besluitvorming:

   • Real-time toegang tot financiële data stelde het management in staat om snellere en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
   • Verbeterde vermogen tot financiële prognoses en budgettering, met een nauwkeurigheid van de cashflowvoorspellingen verbeterd met 30%.
   • Aanzienlijke verbetering in de mogelijkheid om financiële trends en patronen te identificeren, wat leidt tot strategische aanpassingen in het bedrijfsmodel.
     
     

5. Compliance en Risicobeperking:

   • Verhoogde naleving van industrienormen en regelgevingen dankzij geïntegreerde compliance checks.
   • Een reductie in het risico van financiële onregelmatigheden en fraude door verbeterde controle- en beveiligingsmechanismen.

Deze resultaten tonen aan dat de samenwerking tussen Codelogix en het infrastructuurbedrijf niet alleen leidde tot verbeteringen in het facturatieproces, maar ook een significante impact had op het algehele bedrijfsbeheer, klanttevredenheid en strategische financiële planning.

Tot slot…

De implementatie van het door Codelogix ontwikkelde geïntegreerde facturatiesysteem bij het infrastructuurbedrijf heeft aanzienlijke en veelzijdige positieve resultaten opgeleverd. Dit project illustreert de cruciale rol die op maat gemaakte softwareoplossingen kunnen spelen in het transformeren van bedrijfsprocessen en het stimuleren van bedrijfsgroei en efficiëntie. De belangrijkste punten van deze transformatie omvatten:

1. Operationele Efficiëntie: De automatisering en integratie van het facturatieproces met de bestaande interne beheersystemen hebben geleid tot een aanzienlijke reductie in tijd en mankracht. Dit heeft niet alleen kosten bespaard, maar ook interne middelen vrijgemaakt voor andere belangrijke taken.

2. Nauwkeurigheid en Betrouwbaarheid: De aanzienlijke vermindering van fouten in facturatieprocessen heeft de betrouwbaarheid en professionaliteit van het bedrijf versterkt, wat van cruciaal belang is in de competitieve infrastructuurindustrie.

3. Klanttevredenheid en Marktimage: Snellere en nauwkeurigere facturatie, samen met verbeterde transparantie, heeft de klanttevredenheid en het vertrouwen in het bedrijf aanzienlijk verhoogd. Dit draagt bij aan een sterker marktimage en kan leiden tot nieuwe zakelijke kansen.

4. Verbeterde Financiële Inzichten en Strategische Planning: De geavanceerde rapportage- en analysetools bieden het management diepgaande inzichten, die essentieel zijn voor strategische planning en besluitvorming. Dit aspect van het systeem ondersteunt het bedrijf niet alleen in de huidige operationele efficiëntie, maar biedt ook een basis voor toekomstige groei en aanpassing.

5. Risicobeheer en Compliance: De verbeterde naleving van regelgeving en de verhoogde beveiliging minimaliseren de operationele en financiële risico’s voor het bedrijf, een niet te onderschatten voordeel in de huidige risicogevoelige zakelijke omgeving.

In conclusie heeft de samenwerking tussen Codelogix en het infrastructuurbedrijf niet alleen geleid tot een revolutie in het facturatieproces, maar ook tot een algehele verbetering van de bedrijfsvoering. Deze case study toont aan dat technologische innovatie, wanneer nauwkeurig afgestemd op de specifieke behoeften van een bedrijf, een krachtig instrument kan zijn voor positieve verandering en duurzame bedrijfsgroei.